摘要：闡述物資采購工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中的重要作用，并提出降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、改善企業(yè)管理的途徑。論述如何有效地控制采購成本是當(dāng)今企業(yè)必須關(guān)心的一個緊迫話題。

　　關(guān)鍵詞：物資；成本；控制

 

　　企業(yè)的物資采購工作，就性質(zhì)而言，不僅是一項(xiàng)生產(chǎn)前的準(zhǔn)備工作，而且是開源節(jié)流的重要工作。企業(yè)要使生產(chǎn)均衡，需要持續(xù)供應(yīng)各種生產(chǎn)資料。那么，物耗需占企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上，因此，控制物資采購成本，對促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，加速資金周轉(zhuǎn)，增加效益，都具有極其重要的意義。

 

　　1 采購成本概述

 

　　采購管理是企業(yè)管理的重要組成部分，采購成本控制是采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多，最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)。采購價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式等的選擇，將直接影響采購成本。所以，控制采購成本對企業(yè)經(jīng)營績效至關(guān)重要。據(jù)悉1％的采購成本降低可以使企業(yè)利潤提高5％~10％。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下，降低采購成本既是企業(yè)“第二利潤源泉”，也是實(shí)現(xiàn)贏利的基礎(chǔ)。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問題。當(dāng)今企業(yè)采購管理，是直面市場按質(zhì)、按量、按時、以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。

 

　　2 影響物資采購成本的因素

 

　　企業(yè)以利潤最大化為目的，從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的全過程看，收入減去成本就是利潤，成本是決定企業(yè)利潤的重要因素。采購成本構(gòu)成具有多樣性和動態(tài)性的特征，影響采購成本的主要因素有：第一，采購價(jià)格：是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。第二，采購數(shù)量：建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲備定額基礎(chǔ)之上，經(jīng)濟(jì)批量的采購方式和數(shù)量等。第三，物流信息：要及時、全面、準(zhǔn)確地掌握分析物流信息，如物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等。第四，采用運(yùn)送方式：以最短的里程、最低的費(fèi)用和最短的時間及時、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)的完成物品在空間的轉(zhuǎn)移。第五，物品儲備方式：控制人力和運(yùn)費(fèi)以及少占用資金等。第六，采購策略：具有預(yù)見性和靈活機(jī)動的采購策略。第七，員工的素質(zhì)：良好的采購工作，是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)，產(chǎn)品質(zhì)量，采購成本的關(guān)鍵，也是決定流通企業(yè)銷售狀況的關(guān)鍵。

 

　　3 如何進(jìn)行物資采購成本的控制

 

　　（1）制訂采購預(yù)算與采購計(jì)劃。制定采購預(yù)算的行為，就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算是計(jì)劃的一個方面，也是組織政策的延伸，還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算，是在具體實(shí)施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對物資采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高采購資金的使用效率，優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購資金的流向和流量，從而達(dá)到控制物資采購成本的目的。

 

　　（2）確定采購價(jià)格。采購價(jià)格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購控制的重中之重。在確定采購價(jià)格時，弱化采購人員與領(lǐng)導(dǎo)的個人行為，注重產(chǎn)品市場價(jià)格調(diào)查。一方面，利用網(wǎng)絡(luò)平臺，對采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場信息收集，著重了解和掌握商品的成本價(jià)及利潤構(gòu)成。另一方面，采取與各投標(biāo)單位開展競爭性談判方式。

 

　　（3）利用采購環(huán)境。物資市場供求關(guān)系的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場信息，建立良好的市場信息機(jī)制，是有效降低采購成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購工作，即賣家（制造廠）和買家（企業(yè)用戶）共用一個信息平臺，要通過充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等資源，實(shí)現(xiàn)采購信息共享，發(fā)揮采購信息的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制的功能，有效地組織和控制采購工作的全過程，使各個采購管理環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來，提高采購工作效率，減少采購管理和決策的盲目性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到降低采購成本、提高企業(yè)核心競爭力的目的。

 

　　（4）擇優(yōu)商管理。供應(yīng)商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時，應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高物資采購實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。

 

　　第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一渠道增加了采購資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一渠道，尋求多家供應(yīng)，又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣，既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力地控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3~4家為宜。

 

　　第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。在物資采購中，采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。

 

　　（5）管理供應(yīng)商。強(qiáng)化供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念，在物資采購管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即把對供應(yīng)商的管理納入到物資采購管理的一個部分。這樣，既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低物資采購的成本有很大的好處。

 

　　（6）儲備管理。所謂儲備，是企業(yè)為避免或減少出現(xiàn)停工待料等事故的發(fā)生而儲存的各種物料，包括原材料、半成品、成品等不同形態(tài)。為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，企業(yè)儲備一定的物資是有必要的，但不可因?yàn)槠浔匾鵁o節(jié)制地儲備。眾所周知，如果儲備過多，會增加倉儲費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸搬運(yùn)費(fèi)及不合理損耗。因此，在控制成本的前提下，儲備管理的目的就是要使庫存物資的數(shù)量在能滿足生產(chǎn)需要的情況下盡可能最小化，即數(shù)量上合理的最小化。要做到數(shù)量上合理的最小化，筆者認(rèn)為現(xiàn)在許多企業(yè)推行的零庫存管理方法值得借鑒。